Proces działania UPS-a zapasowego jest następujący: gdy zasilanie sieci jest normalne, z jednej strony sieć ładuje pakiet baterii przez transformator do ładowarki; z drugiej strony jest ona dostarczana do obciążenia przez transformator i przełącznik obejściowy (K podłączony do punktu B). Aktualny przepływ energii elektrycznej jest następujący:
W tym momencie przepływ energii jest taki sam jak w przypadku UPS online, z wyjątkiem tego, że proces konwersji na transmisję mocy bateryjnej różni się od UPS online. Innymi słowy, UPS online nie ma czasu konwersji, gdy sieć energetyczna jest nieprawidłowo konwertowana na zasilanie bateryjne, podczas gdy UPS zapasowy ma określony czas konwersji, który jest taki sam jak czas obejścia konwersji w UPS online. Generalnie pożądane jest, aby mieć krótszy czas konwersji.
Z powyższego wynika, że zapasowy UPS odnosi się do systemu, w którym sieć energetyczna bezpośrednio dostarcza energię do obciążenia za pośrednictwem przełącznika obejściowego podczas normalnego zasilania, ładując jednocześnie baterię UPS. Energia elektryczna wysyłana do obciążenia pochodzi z sieci energetycznej, która nie została przetworzona i poddana obróbce przez UPS, a jakość zasilania jest znacznie gorsza od jakości zasilania UPS online. Gdy występuje nieprawidłowość w zasilaniu sieci, inwerter wewnątrz UPS jest aktywowany w celu przekształcenia energii DC dostarczanej przez baterię w energię AC i przesłania jej do obciążenia.
Chociaż podstawowa struktura UPS-a zapasowego i UPS-a online jest mniej więcej taka sama, wyjście UPS-a online ma lepszą jakość prądu przemiennego niż UPS-a zapasowego podczas normalnego zasilania sieciowego. Wynika to głównie z tego, że wyjście UPS-a online ma stabilne napięcie i częstotliwość, podczas gdy UPS-y zapasowe co najwyżej przyjmują przybliżoną regulację napięcia wyjściowego bez innych funkcji przetwarzania, takich jak stabilizacja częstotliwości. Ponadto w przypadku nieprawidłowego zasilania sieciowego lub gdy akumulator zaczyna dostarczać energię do falownika, UPS online nie ma czasu konwersji, podczas gdy UPS zapasowy ma określony czas konwersji. Dlatego z perspektywy trybu pracy i jakości zasilania wydajność UPS-a online jest lepsza niż UPS-a zapasowego podczas procesu konwersji z zasilania sieciowego na zasilanie z akumulatora. Niektórzy producenci UPS-ów zapasowych dodali urządzenia filtrujące sieć, a niektórzy dodali kilka odczepów na transformatorze wyjściowym, aby uzyskać prostą regulację napięcia wyjściowego, poprawiając wydajność swoich produktów. Jednak nadal istnieje pewna luka w porównaniu z UPS-em online. Jednak koszt UPS-a zapasowego jest niższy niż UPS-a online, więc UPS-y zapasowe o małej pojemności są również szeroko stosowane.